中小企業の勤怠管理では、現在もExcelやタイムカードを活用している企業が多く存在します。
導入コストを抑えやすく、すくに運用できる点はメリットですが、その一方で
集計ミス･属人化･管理工数の増加といった課題が発生しやすい管理方法でもあります。
業務負担を減らし、正確な勤怠管理を実現するために、勤怠管理システムを導入する中小企業が増えています。
この記事では、Excelやタイムカードによる勤怠管理の課題と、業務効率化につながる改善ポイントについて解説します。
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中小企業の勤怠管理で起こる課題
中小企業では、従業員の人数が少ないこともあり、Excelやタイムカードなど従来の方法で勤怠管理をおこなっている企業も少なくありません。しかし働き方改革の推進やテレワークなどの多様化と、それらに伴う法改正に対応しなくてはなりません。この場合、以下のような課題が課題が発生します。
法改正への対応が難しい
労働基準法の改正や法令遵守への対応が求められる中、Excelやタイムカードによる勤怠管理では、運用負担が大きくなるケースがあります。
例えば、残業時間の上限管理や有給休暇の取得状況の管理、労働時間の記録･保存など、勤怠管理に求められる内容は年々複雑化しています。
集計･計算に時間がかかる
タイムカードのデータを手作業で集計･計算をすると手間と時間がかかります。勤怠データは給与計算などで用いる重要なデータのため、ミスは許されません。
人の手で集計･計算をする場合、勤怠締めのタイミングで確認･修正の作業が発生し担当者の負担が増大します。
また、在宅勤務やフレックスタイムの働き方や、雇用形態の多様化は勤怠の集計をより一層複雑にし、負担が大きくなります。
打刻ミス･不正管理のリスク
Excelやタイムカードによる勤怠管理では、打刻漏れや入力ミスが発生しやすくなります。
また、代理打刻や手書き修正など、不正が起きても気づきにくい点も課題です。
担当者による確認作業の負担も増えるため、正確な勤怠管理が難しくなる可能性があります。
業務の属人化が起こりやすい
Excelやタイムカードによる管理は、集計や確認が担当者に依存しやすく、業務が属人化する原因になります。
特定の担当者しか管理方法を把握していない場合、引継ぎが難しくなったり、担当者不在時に対応が滞るリスクもあります。
中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット
前述した課題の解説方法として、勤怠管理システムの導入をおすすめします。勤怠管理システムとは、勤怠や休暇取得などを管理するシステムのことです。Excelやタイムカードの代わりに、勤務状況をデータで一元管理できます。
中小企業における勤怠管理システムを導入するメリットについて、以下で説明します。
労務管理の最適化を実現
勤怠管理システムを導入することで、従業員の労働時間や残業時間、有給休暇の取得状況などを正確に管理しやすくなります。
また、法改正に対応した設定変更やアラート機能を活用することで、長時間労働の防止や労働基準法に沿った適切な運用を実現できます。
さらに、クラウド型の勤怠管理システムであれば、在宅勤務や外出先からでも打刻･申請が可能なため、多様な働き方にも柔軟に対応できます。
業務効率化･工数削減につながる
勤怠データの集計や残業時間の計算を自動化できるため、管理業務の負担軽減につながります。
また、勤怠データをリアルタイムで確認できるため、確認作業や修正対応にかかる時間も削減可能です。
給与計算ソフトと連携することで、転記作業の手間や入力ミス防止にもつながり、業務全体の効率化を実現できます。
不正打刻･管理ミスの防止につながる
システム導入により勤怠データを自動で記録･管理できるため、入力ミスや確認漏れの防止につながります。
パソコンのログなどと勤怠管理データを連携させることで、勤怠データの不正や打刻漏れ、ミスなどの予防にもなります。ICカード認証や生体認証を導入して、本人しか打刻や申請がきないよう仕組みにするのも有効的です。
中小企業における勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを導入する際に、システムの種類が多いため、どれを選べばいいのかわからない担当者も多いでしょう。ここでは選び方のポイントをご紹介します。
必要な機能が備わっているか
自社に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。出退勤管理だけでなく、有給休暇管理やシフト管理、給与計算ソフトとの連携機能など、企業によって必要な機能は異なります。
導入後の運用をスムーズにするためにも、自社業務に必要な機能を事前に整理しておくことが大切です。
自社の働き方に対応できるのか
在宅勤務や外出先での業務が多い企業では、スマートフォンやPCから打刻ができる機能が求められる場合があります。複数拠点で勤務する従業員がいる場合には、クラウド型のシステムが便利です。
自社の働き方や勤務形態に対応できるかを確認することで、導入後もスムーズに運用しやすくなります。
柔軟にカスタマイズできるか
勤怠管理システムの中には、既存機能だけでは自社業務に合わないケースもあります。運用方法に合わせて設定変更や機能追加がしやすいかどうかも重要なポイントです。
柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことで、自社に適した勤怠管理環境を構築しやすくなります。
ノーコード開発という選択肢
勤怠管理システムを導入する際、既製品では自社の業務フローに合わず、使いづらいケースもあります。そのような場合には、必要な機能を柔軟に構築しやすい｢ノーコード開発｣という選択肢もあります。
ノーコード開発とは
プログラミングをおこなわずにシステムを構築できる開発方法のことです。
短期間･低コストで導入しやすく、運用に合わせたカスタマイズもしやすいため、中小企業でも導入が進んでいます。自社に合った勤怠管理環境を整えたい企業にとって、ノーコード開発は柔軟性の高い選択肢の一つです。
ノーコード開発で勤怠管理システムを作るメリット
ノーコード開発を活用する場合のメリットを、以下でご紹介します。
自社の就業ルールに合わせて設計
既製品の勤怠管理システムは、一般的なケースを想定して作られています。そのため、自社独自の要件には対応しきれないことがあります。ノーコード開発では、自社のルールをそのままシステムに落とし込め、就業規システムを会社に合わせることが可能です。
開発コストを抑えやすい
プログラミングから行うフルスクラッチ開発で勤怠管理システムを作ると、数百万円〜数千万円の費用が必要になります。一方、ノーコードツールを活用すれば、同等の機能を数十万円〜数百万円で構築できます。
また、開発期間もフルスクラッチでは半年以上必要になりますが、ノーコードの場合は数週間から2ヶ月程で構築ができるケースが増えています。
初期投資を抑えられるため、中小企業でノーコードを活用しての勤怠管理システムの導入が進んでいます。
勤怠管理以外の業務も一元管理できる
ノーコードツールは汎用性が高く、勤怠管理だけでなく顧客管理・案件管理・経費精算なども同一プラットフォームで構築が可能です。業務フローごとにツールを使い分ける必要がなくなるため、社内情報を一か所に集約できます。
柔軟にカスタマイズできる
企業ごとの業務フローに合わせて柔軟にカスタマイズしやすい点が特徴的です。
既製品のシステムは、機能の追加やフローの変更をしたい場合、ベンダーへの依頼・見積もり・開発・リリースのサイクルが長く、実装まで数ヶ月かかることもあります。
ノーコードで構築したシステムであれば、運用開始後も業務内容や働き方の変化に応じて機能追加や設定変更をおこないやすいです。長期的に活用しやすい点もメリットのひとつです。
自社に合った勤怠管理システムの構築が需要
勤怠管理は、企業の労務管理や業務効率に大きくかかわる重要な業務のひとつです。Excelやタイムカードによる管理では、集計作業の負担や管理ミス、法改正への対応など、さまざまな課題が発生する可能性があります。
そのため、自社の業務フローや働き方に合った勤怠管理システムを導入し、適切に運用していくことが重要です。既製品では対応しきれない場合には、ノーコード開発を活用することで、自社に合わせたシステム構築が可能です。
ノーコード開発ならPICK UPにお任せください
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