「同じような社内からの問い合わせに、毎日同じ回答を繰り返している」「情報システム部門や総務に質問が集中して、本来の業務が進まない」といった悩みを抱えていませんか。
結論からお伝えすると、社内問い合わせの多くはチャットボットで自動化でき、ノーコードツールを使えば専門知識がなくても作れます。よくある質問への一次対応をチャットボットに任せれば、担当部門の負担を大きく減らせます。
本記事では、社内問い合わせチャットボットの作り方を、初心者向けに5つのステップで具体的に解説します。チャットボットの種類や導入メリット、活躍する部門、無料・低コストで作る方法、費用相場、導入を成功させるポイントまでを網羅。チャットボットによる業務改善の全体像から知りたい方は、業務改善の進め方をまとめた記事もあわせてご覧ください。
社内問い合わせチャットボットとは
社内問い合わせチャットボットとは、従業員からの社内向けの質問に、自動で回答するプログラムのことです。「経費精算の締め日はいつか」「VPN（社外から社内ネットワークに安全に接続する仕組み）の接続方法を知りたい」といった日常的な問い合わせに、チャットの画面上で即座に回答します。
まずは、社内問い合わせ対応がどのような課題を抱えているのか、そしてチャットボットで何が解決できるのかを整理しましょう。
社内問い合わせ対応が抱える課題
社内の問い合わせ対応には、いくつもの課題があります。代表的なものは次のとおりです。
- 情報システム部門や総務、人事に質問が集中し、担当者の業務を圧迫する
- 同じ内容の問い合わせに、何度も同じ回答を繰り返している
- 担当者によって回答の内容や質にばらつきが出る
- 営業時間外や担当者の不在時は、回答までに時間がかかる
こうした課題は、企業規模が大きくなるほど深刻になります。問い合わせ対応に追われて本来注力すべき業務が進まないという状況は、多くの企業で起きています。
チャットボットで解決できること
社内問い合わせチャットボットを導入すると、これらの課題を解消できます。
よくある質問への一次対応を自動化することで、担当部門は複雑な相談や専門的な業務に集中できるようになります。回答内容も統一されるため、担当者による品質のばらつきも生じません。さらに、24時間いつでも従業員自身が答えを見つけられるため、対応スピードも向上します。
「人にしかできない仕事」と「自動化できる仕事」を切り分けることが、社内業務を効率化する第一歩です。
社内問い合わせ対応に生成AIが注目される背景
近年は、生成AI（※大量のデータを学習し、文章などを自動生成するAI）を活用したチャットボットが注目されています。その背景には、企業の生成AI活用への期待の高まりがあります。
総務省の「令和7年版 情報通信白書」によると、日本企業は生成AI活用による自社への影響として「業務効率化や人員不足の解消につながる」を最も多く挙げています（出典：総務省｜令和7年版 情報通信白書｜企業におけるAI利用の現状）。
社内問い合わせ対応の自動化は、この「業務効率化」を最も身近に実感できる活用方法の一つです。成果が見えやすく、小さく始められるため、生成AI活用の入り口として適しています。
社内問い合わせチャットボットの種類【3タイプ】
社内問い合わせ用のチャットボットは、応答の仕組みによって3タイプに分かれます。扱う問い合わせが「手続き案内のように答えが決まっているもの」か「人によって聞き方が変わるもの」かで適したタイプが変わるため、作り始める前に違いを押さえておきましょう。各タイプの仕組みをより詳しく知りたい場合は、生成AIチャットボットの作り方の記事でも解説しています。
| タイプ | 回答の仕組み | 向いている社内問い合わせ |
|---|---|---|
| シナリオ型 | 設定したシナリオから選択 | 申請手続きなど回答が決まったもの |
| 生成AI型 | LLMがその場で文章を生成 | 自由な聞き方をされる質問 |
| ハイブリッド型 | 両者を組み合わせる | 正確性と柔軟性を両立したい場合 |
シナリオ型（ルールベース型）
シナリオ型は、あらかじめ設計したシナリオ（フローチャート）に沿って回答するタイプです。従業員に選択肢を提示し、選んでもらうことで回答にたどり着きます。
「申請手続きの流れ」や「備品の購入方法」など、回答が決まっている問い合わせに向いています。回答が正確でブレない一方、シナリオにない聞き方には対応できないのがデメリットです。
生成AI型（LLM型）
生成AI型は、大規模言語モデル（LLM：Large Language Models）を使い、質問にその場で回答を生成するタイプです。従業員がどんな言い回しで質問しても、意図をくみ取って自然に回答できます。
「在宅勤務のときの通信費ってどうなる？」のように、人によって聞き方が変わる質問に強いのが特徴です。ただし、学習していない内容には誤った回答をする可能性があるため、対策が必要になります。
ハイブリッド型
ハイブリッド型は、シナリオ型と生成AI型を組み合わせたタイプです。重要な手続きはシナリオで正確に案内し、それ以外の自由な質問は生成AIで柔軟に対応します。
正確性と柔軟性を両立できるため、社内問い合わせ用途では特に相性がよい方式です。「間違えてはいけない情報は確実に、雑多な質問は柔軟に」という使い分けを実現できます。
自社の問い合わせ内容に合わせて最適な方式を設計します。
無料相談はこちら社内問い合わせチャットボットを導入するメリット
社内問い合わせチャットボットを導入すると、さまざまなメリットが得られます。ここでは代表的な4つを紹介します。
問い合わせ対応の工数を削減できる
最大のメリットは、問い合わせ対応の工数削減です。よくある質問の一次対応をチャットボットに任せることで、担当者が応対に費やす時間を大幅に減らせます。
削減できた時間を、企画やトラブル対応など人にしかできない業務に振り向けられます。結果として、部門全体の生産性が高まります。
24時間いつでも自己解決できる
チャットボットは、担当者の勤務時間に関係なく稼働します。早朝や深夜、休日であっても、従業員は必要なときに自分で答えを見つけられます。
「担当者が席を外していて聞けない」「翌営業日まで待たなければならない」といった待ち時間がなくなり、業務が止まりにくくなります。
ナレッジが蓄積・標準化される
チャットボットを構築する過程で、社内に散らばっていた情報を一か所に集約することになります。これにより、属人化していたナレッジ（※業務上の知識やノウハウ）が整理され、標準化されます。
担当者が異動・退職しても情報が引き継がれるため、特定の人に依存しない体制を作れます。これは社内問い合わせ対応ならではの、見落とされがちな効果です。
従業員満足度の向上につながる
知りたいことをすぐに解決できる環境は、従業員のストレスを減らします。「些細なことを質問しづらい」という心理的なハードルもなくなります。
問い合わせる側も対応する側も負担が軽くなることで、職場全体の満足度向上が期待できます。
社内問い合わせ対応でチャットボットが活躍する部門・場面
社内問い合わせチャットボットは、特に問い合わせが集中しやすい部門で効果を発揮します。代表的な3つの部門を見ていきましょう。 <!– 図1挿入位置：部門別（情シス・人事総務・経理）に多い問い合わせと自動化効果を示すオリジナル図。alt=”社内問い合わせチャットボットが活躍する部門（情報システム・人事総務・経理）と代表的な問い合わせをまとめた図” –>
情報システム部門（社内ヘルプデスク）
情報システム部門には、PCやネットワーク、業務システムに関する問い合わせが日々寄せられます。「パスワードを忘れた」「ソフトのインストール方法を知りたい」といった定型的な質問が大半を占めます。
これらをチャットボットで自動対応すれば、情報システム担当者はセキュリティ対策やシステム改善といった本来の業務に集中できます。
人事・総務部門（規程・手続き案内）
人事・総務部門には、就業規則や各種申請、福利厚生に関する問い合わせが集まります。「有給休暇の申請方法」「慶弔休暇の日数」など、規程を確認すればわかる質問も少なくありません。
社内規程やマニュアルをチャットボットに学習させておけば、従業員が自分で確認でき、担当者の対応負担を減らせます。
経理部門（経費精算・申請対応）
経理部門には、経費精算や請求書処理に関する問い合わせが寄せられます。「交通費の精算ルール」「締め日と支払日」など、ルールが決まっている質問が多い領域です。
回答が明確に決まっている問い合わせは、チャットボットの得意分野です。月末や締め日に集中しがちな問い合わせを平準化できます。なお、他部門での活用例や効果は、チャットボット導入事例の記事も参考になります。
社内問い合わせチャットボットの作り方5ステップ
ここからは、実際に社内問い合わせチャットボットを作る手順を5つのステップで具体的に解説します。どの作り方を選ぶ場合でも、この流れを押さえておけば失敗しにくくなります。
ステップ1 問い合わせ内容を洗い出し目的を決める
最初に行うのは、実際に寄せられている問い合わせの洗い出しです。どの部門に、どんな質問が、どのくらいの頻度で来ているのかを整理します。問い合わせ履歴やヘルプデスクの記録が、そのまま貴重な材料になります。
そのうえで、「情報システム部門への定型質問を半分に減らす」など、具体的な目的を決めましょう。問い合わせの実態と目的が明確になれば、チャットボットに何を任せるべきかが自然と見えてきます。
ステップ2 チャットボットの種類を選ぶ
次に、ステップ1で整理した問い合わせ内容に合わせて、種類を選びます。
手続き案内のように回答が決まっているものが中心ならシナリオ型、自由な聞き方をされる質問が多いなら生成AI型、両方をカバーしたいならハイブリッド型が候補です。社内問い合わせは「正確さが必要な規程案内」と「曖昧な相談」が混在しやすいため、ハイブリッド型が選ばれるケースも多くあります。
ステップ3 ツール・開発手法を決める
種類が決まったら、具体的なツールや開発手法を決めます。
スピード重視で自作するならノーコードツール、運用を任せたいならSaaS、社内システムとの連携など独自要件が強いなら受託開発という選び方になります。要件定義から開発の流れを詳しく確認したい場合は、チャットボット開発の進め方・要件定義の記事もあわせてご覧ください。
ステップ4 FAQ・社内文書を整備しプロンプトを設計する
チャットボットの回答精度は、学習させるFAQや社内文書（マニュアル・規程など）の質で決まります。社内問い合わせでは、規程改定で情報が古くなりやすい点に特に注意が必要です。
回答の元になる情報を整理し、古い内容や重複を取り除いておきましょう。あわせて、AIにどう答えさせるかを指示する「プロンプト」を設計します。「わからない質問は無理に答えず、担当部門へ案内する」といったルールを入れておくと、誤回答を防げます。
ステップ5 テスト公開と運用改善を行う
最後に、公開前のテストと、公開後の運用改善を行います。
従業員から実際に来そうな質問を投げかけ、回答の正確さを確認しましょう。問題がなければ社内に公開し、その後は利用ログを分析しながら、FAQの追加やプロンプトの調整を続けます。チャットボットは「作って終わり」ではなく、使われ方を見ながら育てていくことで真価を発揮します。
要件整理から開発・運用までまとめてご支援します。
無料相談はこちら社内問い合わせチャットボットの作成方法【3アプローチ】と費用相場
社内問い合わせチャットボットの作り方は、大きく3つのアプローチに分けられます。それぞれ難易度・費用・自由度が異なります。費用はあくまで目安ですが、相場を整理すると次のとおりです。
| 作成方法 | 難易度 | 初期費用の目安 | 月額・運用費の目安 |
|---|---|---|---|
| ノーコードツール（自作） | 低 | 無料〜数万円 | 無料〜数万円 |
| チャットボットSaaS | 低 | 無料〜数十万円 | 数万円〜数十万円 |
| 受託開発（フルスクラッチ） | 高 | 数十万円〜数百万円 | 保守費が別途必要 |
ノーコードツールで自作する
ノーコードツールは、コードを書かずに画面操作でチャットボットを構築できる手段です。社内マニュアルや規程、過去の問い合わせ履歴を取り込むだけで、自社向けのボットを短期間で立ち上げられます。
無料プランや低コストで始められるため、まず試してみたい企業に向いています。選び方やメリットの詳細は、ノーコードでのチャットボット開発の記事で解説しています。
チャットボットSaaSを導入する
完成されたチャットボットサービス（SaaS：契約すればすぐ使えるクラウド型ソフト）を利用する方法です。管理画面から設定するだけで導入でき、ベンダーのサポートを受けられる点が安心材料になります。
一方で、月額費用が発生し、提供機能の範囲でしかカスタマイズできない場合があります。自社固有の規程やワークフローを反映したいと、自由度の面で物足りなさを感じることもあるでしょう。
受託開発で構築する
社内システムや、TeamsやSlackといったチャットツールとの連携が必要な場合は、受託開発が選択肢になります。要件に合わせて自由に作り込めるため、自社の業務にぴったり合うチャットボットを構築できます。
なお、近年はノーコードを活用することで、フルスクラッチよりも低コスト・短納期で同等の要件を実現できるケースも増えています。「受託開発は高い」と決めつけず、開発手法も含めて相談するのがおすすめです。
社内問い合わせチャットボット導入を成功させるポイント・注意点
社内問い合わせチャットボットは、作り方を誤ると「導入したのに使われない」という事態になりかねません。導入を成功させるためのポイントと注意点を解説します。
対象業務を絞ってスモールスタートする
最初から全部門・全業務をカバーしようとすると、構築の負担が大きくなり、頓挫しやすくなります。
まずは問い合わせが特に多い一部門・一業務に絞ってスモールスタートしましょう。たとえば「情報システムのパスワード関連」だけ、といった単位で始めると、成果を確認しながら無理なく対象を広げられます。
社内規程の誤案内（ハルシネーション）への対策
生成AI型を使う場合、事実に基づかない誤った回答を生成する「ハルシネーション（幻覚）」に注意が必要です。社内では、規程や手続きの案内を誤ると、申請ミスや手続き遅延など実害につながります。
対策として、回答の根拠となる社内文書を必ず参照させる仕組みを取り入れ、判断に迷う質問は担当部門へ確実に誘導する設計にしておきましょう。
社内情報のセキュリティ対策
社内問い合わせチャットボットは、規程や業務情報など社外秘のデータを扱います。総務省の調査でも、企業が生成AI導入で懸念する事項として「社内情報の漏えい等のセキュリティリスク」が上位に挙げられています（出典：総務省｜令和7年版 情報通信白書｜企業におけるAI利用の現状）。
入力データを外部の学習に使わない設定のあるツールを選ぶ、アクセス権限を部門・役職ごとに適切に管理するなど、技術面・運用面の両方で対策しましょう。
利用を定着させる社内周知
どれだけ優れたチャットボットを作っても、従業員に使われなければ意味がありません。これは社内向けならではの、最大のつまずきポイントです。
導入時には、「どんなときに使えるのか」「どこからアクセスするのか」を社内にしっかり周知しましょう。普段使っているTeamsやSlackから利用できるようにすると、従業員が自然と使うようになり、定着しやすくなります。
よくある質問
Q.既存のチャットツール（Teams・Slack）と連携できる？
A.連携できます。多くのチャットボットは、TeamsやSlackといった社内で使われているチャットツールに組み込めます。
従業員が普段使っているツールから問い合わせできるようにすることで、新しいツールを覚える手間がなくなり、利用が定着しやすくなります。社内向けでは、この連携が成功の鍵を握ります。
Q.社内情報を学習させても安全？
A.ツールの選定と運用ルール次第で、安全に運用できます。入力したデータを外部のAI学習に使わない設定があるツールを選ぶことが大前提です。
あわせて、アクセス権限の管理や、機密度の高い情報は学習対象から外すといった運用ルールを定めておきましょう。
Q.プログラミング知識がなくても作れる？
A.作れます。ノーコードツールを使えば、社内文書やFAQを読み込ませる、管理画面で設定するといった操作が中心のため、専門知識がなくても構築できます。
ただし、社内システムとの連携など複雑な要件がある場合は、専門家のサポートを受けると安心です。
Q.導入にどのくらいの期間がかかる？
A.作り方によって異なります。ノーコードツールでの簡易的な構築なら数日〜数週間、社内システム連携を含む受託開発なら1〜数か月が目安です。
期間を短縮するうえで重要なのは、ステップ1で問い合わせ内容と目的を明確にしておくことです。対象が定まっていれば、その後の構築はスムーズに進みます。
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「自社のリソースだけで進めるのは不安」「どのツールや方式が最適か判断できない」「TeamsやSlackと連携させたい」とお考えの方は、ノーコード・AI開発を専門とするPICK UPへご相談ください。
PICK UPは、DifyやBubbleなどのノーコードツールを活用し、通常の1/3のコスト・短納期で社内問い合わせチャットボットの開発をご支援しています。具体的には、次のような形でお手伝いできます。
- 問い合わせ内容の洗い出しから対象業務の選定までの要件整理
- 自社の問い合わせ傾向に合わせた最適な方式（シナリオ型・生成AI型・ハイブリッド型）の設計
- FAQ・社内文書を活用した、自社専用チャットボットの構築
- TeamsやSlackなど、既存の社内ツールとの連携
- 公開後の利用ログ分析にもとづく運用改善のサポート
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社内問い合わせチャットボットの構築をPICK UPに相談する。
無料相談はこちらまとめ：社内問い合わせはチャットボットで効率化しよう
本記事では、社内問い合わせチャットボットの作り方を、種類やメリット、活躍する部門、具体的な5ステップ、費用相場、成功のポイントまで解説しました。
改めて、作り方のポイントを整理します。
- チャットボットには「シナリオ型・生成AI型・ハイブリッド型」の3種類がある
- 情報システム・人事総務・経理など、問い合わせが集中する部門で効果を発揮する
- 失敗を防ぐには、問い合わせの洗い出しから運用改善までの5ステップを押さえる
- スモールスタート・誤回答対策・セキュリティ・社内周知が成否を左右する
社内問い合わせ対応の自動化は、業務効率化を最も身近に実感できる取り組みです。まずは問い合わせが多い業務を一つ選び、小さく始めてみましょう。専門家のサポートが必要な場合は、ぜひPICK UPにご相談ください。
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