「紙の領収書のチェックと精算に毎月時間がかかっている」「電子帳簿保存法への対応が追いついていない」——そんな悩みを抱える中小企業の経理・総務担当者に向けて、経費精算システムのおすすめ5選と選び方を解説します。
この記事を読めば、自社に合った経費精算システムの特徴・費用の違いが一目でわかります。
PICK UPでは、ノーコード開発により通常の1/3のコストと期間で自社仕様の経費精算システムを構築可能です。
まずは無料相談からお気軽にどうぞ。
経費精算システムとは
経費精算システムとは、従業員が立て替えた経費の申請・承認・精算をデジタルで一元管理するシステムです。紙の領収書や交通費精算書を使った従来の運用に代わり、スマートフォンでの領収書撮影・OCR読み取り・承認フロー自動化などを実現できます。
近年は電子帳簿保存法の改正により電子取引データの電子保存が義務化されたため、経費精算システムの導入を検討する中小企業が急増しています。クラウド型が主流で、会計ソフトや銀行口座との連携機能を備えたものが多いのが特徴です。
中小企業の経費精算で起きる4つの課題
経費精算システムの導入を検討するきっかけとなる、中小企業に共通した課題を整理します。
領収書の確認・入力に時間がかかる
紙の領収書を1枚ずつ確認し、Excelに転記する作業は経理担当者に大きな負担をかけます。月末に申請が集中すると、チェックと入力だけで数日かかるケースも少なくありません。入力ミスや見落としも発生しやすく、再確認の手間が常に発生します。
承認フローが滞り、精算が遅れる
紙の申請書を回覧する運用では、上長が出張中などの理由で承認が止まり、精算が遅れる原因になります。従業員からすると、立て替えた金額が長期間戻ってこないという不満につながりやすく、業務効率と従業員満足度の両面で問題となります。
電子帳簿保存法への対応が難しい
2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化され、紙ベースでの保存だけでは法令要件を満たせなくなりました。担当者が手作業で電子化・分類・保存をおこなうのは現実的ではなく、システムによる対応が必要になっています。
経費の内訳が見えず、コスト管理ができない
紙やExcelでの管理では、部署別・案件別・カテゴリ別の経費集計に手間がかかり、リアルタイムでの可視化が困難です。経費の使われ方が見えないと、無駄な支出を発見しづらく、コスト最適化の機会を逃してしまいます。
経費精算システムを選ぶ3つのポイント
数多くの製品のなかから自社に合ったシステムを選ぶために、以下の3点を特に重視して確認してください。
電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
2024年以降は電子帳簿保存法への対応が必須です。電子取引データの電子保存・タイムスタンプ機能・インボイス制度への対応など、法令要件を満たしているかを必ず確認してください。
会計ソフトと連携できるか
すでに利用している会計ソフトとAPI連携・CSV連携できるかを確認してください。連携できると、経費精算後のデータが自動で会計ソフトに反映され、二重入力をなくせます。
スマホ対応・OCR機能が充実しているか
スマートフォンから領収書を撮影し、OCRで自動読み取りできるシステムを選ぶと、従業員側の入力負担が大幅に減ります。現場や外出先からの申請のしやすさは、システム定着の鍵になります。
おすすめ経費精算システム比較5選
中小企業に導入しやすい経費精算システムを5つ厳選して紹介します。
楽楽精算
経費精算システムとして国内トップクラスの導入実績を誇るクラウドサービスです。スマホでの領収書撮影・OCR・電子帳簿保存法対応・各種会計ソフトとの連携など、必要な機能を網羅しています。豊富な導入実績に裏付けられたサポート体制も強みです。
- 料金：初期費用10万円＋月額3万円〜
- 特徴：圧倒的な導入実績、OCR機能、電子帳簿保存法対応
- 向いている規模：中〜大規模
マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワードシリーズの一つで、会計・請求書・給与など他のクラウドサービスとシームレスに連携できます。銀行・クレジットカードとの自動連携で経費データを自動取り込みできる点も大きな特徴です。バックオフィス全体を統合的にDX化したい企業に向いています。
- 料金：月額500円〜/人（プランによる）
- 特徴：マネーフォワードシリーズとの連携、自動データ取り込み
- 向いている規模：小〜中規模
ジョブカン経費精算
ジョブカンシリーズの経費精算システムで、勤怠管理・労務管理・給与計算と連携できます。シンプルな操作性と低コストが魅力で、ジョブカン製品を既に利用している企業はスムーズに導入できます。中小企業向けのプランも充実しています。
- 料金：月額400円〜/人
- 特徴：ジョブカンシリーズとの連携、シンプルな操作性、低コスト
- 向いている規模：小〜中規模
バクラク経費精算
AI-OCRによる領収書の自動読み取り精度が高いクラウドサービスです。電子帳簿保存法対応に強みがあり、請求書受領サービス「バクラク請求書」と組み合わせることで経理業務全体を効率化できます。スピーディな立ち上げと使いやすさを重視する企業に人気です。
- 料金：要問い合わせ
- 特徴：高精度AI-OCR、電子帳簿保存法対応、UI/UXの良さ
- 向いている規模：中〜大規模
freee経費精算
freee人事労務に含まれる経費精算機能で、freee会計と連携することで経費から仕訳までを自動化できます。バックオフィス業務を一気通貫で効率化したい企業や、freeeシリーズを既に導入している企業に向いています。小規模企業でも導入しやすい料金体系も魅力です。
- 料金：月額500円〜/人（プランによる）
- 特徴：freeeシリーズとの連携、仕訳自動化、小規模向けプラン
- 向いている規模：小〜中規模
経費精算システム比較表
| システム名 | 料金目安 | OCR機能 | 電帳法対応 | 会計連携 | 向いている規模 |
|---|---|---|---|---|---|
| 楽楽精算 | 初期10万円＋3万円〜/月 | あり | あり | 多数連携可 | 中〜大規模 |
| マネーフォワード クラウド経費 | 500円〜/人/月 | あり | あり | MFシリーズ | 小〜中規模 |
| ジョブカン経費精算 | 400円〜/人/月 | あり | あり | ジョブカンシリーズ | 小〜中規模 |
| バクラク経費精算 | 要問い合わせ | 高精度AI-OCR | あり | 連携可 | 中〜大規模 |
| freee経費精算 | 500円〜/人/月 | あり | あり | freeeシリーズ | 小〜中規模 |
自社仕様が必要ならノーコード開発
市販の経費精算システムは汎用的に設計されているため、次のようなケースでは自社の要件を満たせないことがあります。
- 複雑な承認フロー・申請ルートを自社ルールに合わせて構築したい
- 既存の基幹システムや独自の会計ツールとデータ連携したい
- 経費精算と他の業務（勤怠・人事・案件管理）を同一プラットフォームで管理したい
- 業界特有の経費区分・予算管理ルールに対応したい
このような独自要件を持つ企業には、ノーコード開発で自社仕様のシステムを構築するという選択肢が有効です。具体的な活用事例は業務システム ノーコード 構築した成功事例10選をご覧ください。
ノーコード開発を選ぶ主なメリット
- 自社の承認フロー・経費ルールに完全対応できる
- フルスクラッチ開発と比べてコストを大幅に抑えられる（目安：数十万〜数百万円）
- 経費精算以外の業務（勤怠・人事・案件管理）も同一プラットフォームで一元管理できる
- 運用開始後も機能追加・変更に迅速に対応できる
経費精算システムで業務効率化を実現
経費精算のデジタル化は、担当者の業務負担を減らすだけでなく、電子帳簿保存法への対応・コスト見える化・従業員満足度の向上と、複数の効果を同時に実現できる重要な取り組みです。
まずは自社の業務量・既存システムとの連携要件・予算を整理したうえで、無料トライアルを活用して選定することをおすすめします。既製品では対応しきれない独自ルールがある場合は、ノーコード開発による自社仕様の構築も選択肢として検討してみてください。
ノーコード開発ならPICK UPにお任せください
当社ではノーコードを活用したシステム開発を専門としております。経費精算システムをはじめ、勤怠管理・人事管理・業務効率化ツールの構築に対応しております。
自社の業務フローや承認ルールに合わせたご提案が可能ですので、既製品では対応できなかった要件もお気軽にご相談ください。短期納品・低コスト・高品質のシステムをご提供いたします。
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